版记部分
版记是公文格式结构的第三部分，其位置依公文格式构成而言，它相当于公文的“脚”。版记部分包括以下数据项目：
（1）主题词：用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷地处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注程序是：全面审读公文，确认公文的主题内容；认真进行主题分析，对关键性语句准确、精练地进行主题概括，形成主题概念；在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最
直接的上位词。
主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外一般标注 3～5 个，不超过 7 个。一份公文主题词的排列顺序应先标注类别词，再标类属词，最后标注表明公文种类的类型词。公文主题内容的类属词之间的顺序，一般按照概念大小从小到大排列。如果文件具有表示空间和时间的辅助因素，应标注在类属词后，公文类型词之前。“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空 1 字，最末一词后无标点。
（2）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。在主题词下一行，左空 1 字标识“抄送”，后用全角冒号；抄送机关之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标注句号。如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时可以在抄送机关之上、主题词之下标注主送机关。
（3）印发机关和印发时间：用于标识公文承制部门名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说。标注印发机关和印发时间的目的在于让受文者了解公文制发过程、为受文者与制发者的联系提供便利。其位置在抄送机关下一行，印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。
（4）页码：按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制的顺序号，保证公文不散页。页码用阿拉伯数字标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条 4 号一字线；单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
以上行政机关公文格式的数据项目，在具体的写作活动中并不是所有数据都必不可少，行政机关以及其他国家机关、企事业单位等可以灵活地根据自身的不同职能活动、业务范围、公文信息内容，选择与其相适应的数据项目来充分地表达意图和满足需要。如在眉首部分的序号、秘密等级、紧急程度等根据需要可以选用，不需要时也可不用；主体部分的标题、主送机关、正文、成文时间、文件生效标志等是公文必备的数据项目，附件和附注可据内容而选用。版记部分的主题词、印发机关、印发时间和页码应标注，抄送机关可以选择。
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