主体是公文的重心部分，其位置经常变动，以公文内容长短而定，它相当于公文的“身体”。其中包括：
（1）标题：是对公文内容的概括与揭示。标题的作用在于便于公文的检索和处理，介绍公文内容、行文目的和要求以及提供阅文线索。
标题结构由发文作者、事由、公文名称三要素组成。其中“发文作者”要求使用经有关部门核准的全称或规范化简称；公文“事由”应概括、简洁；“公文名称”应准确、恰当。
公文标题三要素通常应表达完整，但如果已有发文机关标志表达发文机关名称时，可以省略“作者”要素，如直接表达为“关于……的通知”的格式；命令、公告、通告等令知性公文，其标题中可以省略“事由”要素，如“中华人民共和国主席令”、“中华人民共和国国务院公告”、“中国人民银行通告”；但是在任何情况下都不能省略“公文名称”要素。
标题中标点符号的使用原则：标题末不加标点；标题中一般不用标点，如是转发法规性公文可以使用书名号《》，并列内容之间可以使用顿号。标题的字数一般不超过 50 字。标题应在红色反线下空 2 行标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送机关：对公文负主办或答复责任的机关。标注主送机关有三种情况：一是直接使用机关的全称，如“中华人民共和国财政部”；二是使用机关的通用的规范化简称，如“国务院”；三是标注同类型机关的统称，如“部属各高等院校”等。其位置应在标题下空 1 行左侧顶格标明，其后加全角冒号“：”。
（3）正文：公文的主体部分，用以表示公文的信息内容。正文的结构一般分为导语、正文主体与结语，在主送机关下一行书写。
（4）附件：指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空 1 行左空 2 字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例：“附件：1．×××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。
（5）成文时间：指公文的成文日期，它表示公文生效的时间。确定公文成文日期的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）负责人签发日期为准；电报以发出日期为准。
拟写成文时间要求：用汉字标全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遗漏，不得以小圆点“?”代替汉字表述年月日，“零”规定一律写为“○”，不能够用阿拉伯数字“0”。例：“二○○一年八月十日”。成文时间的位置根据印章的位置而定。
（6）公文生效标识：是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合行文发文印章。
①单一机关制发公文的情况：单一发文在落款处不署机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 2mm～4mm，印章应端正居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上（下套方式）；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上（中套方式）；“下套”的盖印方法，可以显示印章的庄重性，如国家行政机关的印章均有国徽，就可以将其完整地显示出来，此外，还可以增加成文时间的清晰度，防止因图案或文字压在成文时间上使其难以辨认。
②两个或两个以上机关联合行文的情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm；当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多只能排 3 个印章，两端不得超过版心；最后一排如余 1 个或 2 个印章，应居中排布；印章之间不得相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字标注成文时间。印章的颜色，除专用章外，印泥应为红色。应使用质量较好的印泥作为字迹材料，印迹必须是端正地自左而右环行，完整、清楚地表达发文机关的名称，禁绝出现印章字迹歪歪斜斜，缺字少划，或者模糊不清，或者自左而右字符颠倒的现象，以维护公文的严肃性和有效性。当公文正文后的空白处不能容下印章的位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，必须使印章与公文在正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。
（7）附注：指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如需要加以注释的公文的阅读范围、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等，其格式如下：（此文发至县、团级）或（联系人：×××，联系电话：××××××××）。附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全。公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。
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